Wie mag jouw medische gegevens opvragen en registreren? En wat mag niet? In deze Hulpwijzer beschrijven we, per situatie, de regels.

Als je lang ziek bent, leggen je arts of artsen een (soms uitgebreid) medisch dossier aan. In dat dossier staat veel persoonlijke informatie. Bijvoorbeeld welke ziekte je hebt, hoe jouw ziekte je beperkt, of (en zo ja welke) medicijnen je gebruikt en wat het vooruitzicht is.

Je hoeft deze informatie niet met iedereen te delen. Ook niet met je werkgever. Maar wat zijn je rechten precies?

Wat mag jouw werkgever van jou vragen/weten?

 Een werkgever mag, als een werknemer zich ziek meldt, de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

• Het telefoonnummer en (verpleeg-)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij, een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (de regresmogelijkheid, oftewel het verhalen van loonschade op de aansprakelijke partij).

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer.

Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer, kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen om toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting.

Een uitzondering is als een werknemer een ziekte heeft, waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen. Dit kan voorkomen bij bijvoorbeeld epilepsie of suikerziekte. In dat geval mag de werkgever de – vrijwillig door de werknemer verstrekte – gegevens over de ziekte registreren.

De gegevens over de gezondheid die de werkgever mag verwerken, naast de gegevens van de ziekmelding, zijn de gegevens die de bedrijfsarts/arbodienst aan hem heeft verstrekt over:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Mag de bedrijfsarts medische gegevens opvragen?

Behalve je eigen arts, mag alleen de bedrijfsarts je medische gegevens met jouw akkoord inzien. Die heeft ook een beroepsgeheim. Dit houdt in dat de bedrijfsarts jouw gegevens, maar ook wat er is besproken tijdens afspraken, niet mag delen. Ook niet met bijvoorbeeld je werkgever of casemanager bij het re-integratiebureau.

Toestemming geven om mijn persoonlijke gegevens te delen

Je kunt de bedrijfsarts, behandelend arts of huisarts toestemming geven om medische gegevens op te vragen bij, of te verstrekken aan, een andere arts.

De bedrijfsarts mag alleen medische gegevens van jou opvragen bij een andere arts als dat nodig is. Bijvoorbeeld om specifiek inzicht te krijgen in jouw ziektebeeld, om vervolgens een passend advies te kunnen geven over jouw re-integratie, passend werk of een aangepaste werkplek.

Toestemming voor het opvragen van jouw medische gegevens geef je altijd persoonlijk door een getekende brief (een toestemmingsformulier) zodat er nooit verwarring over kan ontstaan.

In het toestemmingsformulier, geef je aan welke arts(en) informatie over jou mogen opvragen en/of verstrekken.

Wat mag de bedrijfsarts (of arbodienst) delen met jouw werkgever?

Een bedrijfsarts of arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever, die de werkgever nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie.

De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer in staat is (functionele beperkingen);
• de werkzaamheden waar de werknemer wel toe in staat is (restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Wat mag de bedrijfsarts (of arbodienst) NIET delen met jouw werkgever?

Alle mogelijke overige gegevens over de gezondheid van werknemers zijn voor de werkgever niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting, noch voor de re-integratie/verzuimbegeleiding.

Deze gegevens vallen daarom onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag deze gegevens niet aan de werkgever verstrekken.

Dit betreft onder meer de volgende gegevens:

• Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
• eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
• gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.;
• overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding e.d.

 

Wat mag een casemanager van jou vragen/weten?

Een casemanager die in opdracht van de werkgever is aangesteld, heeft veelal een regisseursfunctie. Dat wil zeggen dat deze persoon het traject coördineert en er voor zorgt dat de juiste stappen op tijd worden gezet.

Meestal is een casemanager niet bevoegd om inzicht te hebben in jouw medische situatie. Dat is ook helemaal niet nodig. De casemanager gaat, net als de werkgever, aan de slag met de adviezen en niet-medische informatie over jou (die zij van de bedrijfsarts krijgen).

Er is een uitzondering: de casemanager taakdelegatie. Deze casemanager werkt onder de verlengde arm constructie en is wél bevoegd om jouw medische informatie in te zien. Deze casemanager valt onder de eindverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts en heeft dus ook te maken met het medisch beroepsgeheim.

Aan delegatie van taken door de bedrijfsarts zijn, kort samengevat, de volgende randvoorwaarden verbonden:

1. De gedelegeerde is voldoende opgeleid voor en aantoonbaar bekwaam in de uitoefening van de taak.

3. De bedrijfsarts heeft zich in de praktijk overtuigd van de kennis en vaardigheden van de gedelegeerde.
4. Er zijn functiegerichte protocollen, die duidelijk maken welke taken de gedelegeerde wel en niet kan uitvoeren, waarbij er altijd een mogelijkheid moet zijn om de bedrijfsarts te consulteren.
5. In individuele gevallen kunnen de grenzen van delegatie worden vastgelegd in nadere werkafspraken tussen betrokkenen of in een werkplan voor de behandeling van een individueel geval.
6. Er is structureel persoonlijk overleg tussen gedelegeerde en bedrijfsarts.
7. Overleg, toetsing en overname van de gevalsbehandeling door de bedrijfsarts zijn altijd mogelijk.
8. De werknemer is in begrijpelijke termen ingelicht over het delegeren van elementen van de begeleiding, de eindverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts en de mogelijkheid om de bedrijfsarts te consulteren.

De casemanager die de regie voert en de casemanager taakdelegatie kunnen nooit dezelfde personen zijn!

Let dus op wie je voor je hebt.

Mag het UWV medische gegevens (op-)vragen?

Ook voor het UWV geldt dat het alleen gegevens van zieke werknemers mag verwerken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV. Het UWV mag informatie verstrekken aan de werkgever, de arbodienst/bedrijfsarts en het re-integratiebedrijf wanneer dit nodig is voor de uitoefening van hun taken zoals omschreven in de wet.

Een verzekeringsarts van het UWV heeft ook een medisch beroepsgeheim en kan om jouw medische gegevens vragen. Dit kan nodig zijn om een helder en volledig beeld te krijgen van jouw situatie, bijvoorbeeld voor de WIA (her-)beoordeling.

Jij bent de enige die jouw medische gegevens kan verstrekken of toestemming kan geven om ze op te vragen bij de arts/specialist. Geef deze informatie liever niet aan de telefoon of via het online portal van UWV door.

Veiliger doorgeven kan je via de officiële formulieren, met een terugbelafspraak of door het te versturen middels aangetekende post of in een dichtgeplakte envelop met daarop ‘medisch geheim’.

Hoe lang mogen mijn gegevens worden bewaard?

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Voor medische dossiers bij een behandelingsovereenkomst geldt een wettelijk bewaartermijn van vijftien jaar, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Voor de situatie dat er geen sprake is van een behandelingsovereenkomst (dit geldt voor het merendeel van de handelingen van de bedrijfsarts) mag het medisch dossier bewaard worden zolang dat noodzakelijk is voor het doel van het onderzoek.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de onafhankelijke toezichthouder in Nederland die de bescherming van persoonsgegevens bevordert en bewaakt. Zij houden ook toezicht op de privacy van zieke werknemers. In het beleidsrapport ‘de zieke werknemer’ wordt uitgebreid beschreven wat wel en niet mag.